Outsourcing de equipamentos de TI: entenda aqui os benefícios
Outsourcing de equipamentos de TI é um caminho sem volta para as empresas? O outsourcing nada mais é que a terceirização de uma atividade, fim ou meio, que acontece com o objetivo de a equipe responsável por aquele processo organizacional ter disponibilidade de se dedicar mais estrategicamente ao core business da empresa.
O foco de uma rede de supermercados, por exemplo, é a venda de produtos e, em alguns casos, de serviços. A limpeza das lojas, a manutenção do parque de impressão e o atendimento são exemplos de atividades que, ao serem terceirizadas, podem ser mais bem exercidas por parceiros especializados.
Uma infraestrutura de TI legada demanda investimento, profissionais devidamente qualificados e manutenção constante dos ativos. Com o outsourcing, o setor de TI, atualmente responsável por toda a área tecnológica de uma companhia, pode ser mais eficiente e menos oneroso para as empresas.
Veja agora quais as vantagens do outsourcing de equipamentos de TI e como essa terceirização pode impactar positivamente a gestão do seu negócio!
Vantagens do outsourcing de equipamentos de TI
Gestão baseada em SLAs
Os Service Level Agreements (SLAs), ou acordos de nível de serviço, são os requisitos mínimos de qualidade exigidos e implementados em contrato para o devido fornecimento de bens ou serviços pela empresa parceira responsável pelo outsourcing.
No contrato de prestação de serviço, algumas informações importantes devem ser especificadas:
- prazos e metas a serem cumpridas;
- política de segurança de dados;
- termos de usabilidade de softwares e hardwares;
- política de gestão de acesso;
- requisitos de suporte;
- formas de monitoramento;
- penalidades pelo descumprimento do contrato.
Uma gestão baseada em SLA para o setor de TI pode manter os níveis de criticidade de alguns aspectos estáveis, principalmente aqueles processos altamente dependentes da tecnologia.
A principal função dos SLAs é garantir que a contratante receba qualidade em relação às suas expectativas. Além disso, embasa o diálogo em caso de problemas, sendo capaz de resolvê-los antes do estabelecimento de litígios.
Monitoramento por KPIs
Os Key Performance Indicator (KPIs) são indicadores de desempenho que podem ser acompanhados para apurar os resultados do outsourcing de equipamentos de TI.
Esse acompanhamento é fundamental para verificar se os requisitos mínimos de qualidade estão sendo atendidos. As métricas mais comuns para o setor são:
- índice de disponibilidade dos equipamentos e sistemas;
- taxa de resolução de problemas;
- SKU (Stock Keeping Unit ou unidade de manutenção de estoque);
- índice de ociosidade de ativos de TI e equipes;
- taxa de risco de dados sensíveis.
Maior controle
Apesar de não ter o controle sobre os processos terceirizados, a empresa consegue monitorar os resultados de maneira mais eficiente.
Manter como parceira uma empresa especialista naquele nicho de mercado garante gestão mais adequada, uma vez que os profissionais responsáveis pelos processos já são treinados para exercer com eficácia essas funções.
Além disso, os gestores podem focar o que realmente importa para a lucratividade de seu negócio e não as demandas e ocorrências da infraestrutura de TI.
Redução de custos
Como os custos de manutenção da infraestrutura são rateados entre todos os clientes da contratada, aquela que realiza o outsourcing, os valores são ínfimos se comparados aos custos de uma infraestrutura legada.
Isso abrange mão de obra qualificada, despesas com atualização de hardwares e softwares, aquisição de insumos e equipamentos de manutenção, entre outros gastos.
Além disso, a contratante não precisa de profissionais em cargos de responsabilidade, o que também reduz consideravelmente as despesas com a folha de pagamento da empresa.
Agilidade e presteza do suporte
A disponibilidade e a qualidade do atendimento de suporte também podem ser estabelecidas em SLA. Assim, fica mais fácil cobrar as especificações de suporte caso aconteçam problemas na infraestrutura fora do horário comercial, por exemplo, ou a agilidade na resolução das demandas.
Formas de atualização
O ciclo de vida útil dos ativos de TI é de cerca de dois anos. Como a terceirizada mantém um relacionamento mais estreito com os fabricantes, devido ao consumo maior e mais frequente dos itens, tem maior poder de barganha para conseguir preços competitivos e manter a infraestrutura sempre atualizada.
Dessa forma, não é preciso, por exemplo, pesquisar no mercado as tecnologias ideais para o seu negócio ou o período certo para atualização da solução escolhida.
Com o outsourcing, haverá como aliado um especialista sempre acompanhando os seus processos e os níveis de criticidade da sua infraestrutura.
Alta disponibilidade
Alguns hardwares que obrigatoriamente devem fazer parte da infraestrutura de TI das empresas têm custo mais elevado, se comparados a outros tipos mais comuns de equipamentos.
Como o investimento é mais alto, muitas vezes a empresa opta por um hardware robusto, mas, posteriormente, acaba com uma dificuldade maior de entender falhas no equipamento, formas de uso que minimizam erros ou o impacto desses gargalos em sua operação.
Com o outsourcing, essa infraestrutura se mantém robusta, mas o serviço associado aos elementos terceirizados, efetivado por uma equipe altamente especializada, garante alta disponibilidade para toda a infraestrutura.
Etapas para implantar o outsourcing
Antes de implantar o outsourcing, é preciso mapear os processos para definir o que pode ser terceirizado. O momento ideal é aquele em que, a partir desse mapeamento, se identifica qual processo é acessório ou vital para o funcionamento da empresa.
Geralmente, o cliente identifica essa necessidade, desenha um projeto ou contrata uma consultoria e, posteriormente, inicia o processo de terceirização.
Um dos primeiros e mais importantes itens a se definir é o fabricante dos equipamentos terceirizados. Pensando nisso, há muitos anos, a TR Service firmou uma parceria estratégica com a Zebra, que tem diversos cases de sucesso, com equipamentos e soluções que beneficiam os mais diversos tipos de setores.
Ao contratar o outsourcing, os equipamentos escolhidos são embasados em três pontos:
- preço — quanto o cliente pode ou está disposto a pagar;
- disponibilidade — alta capacidade de atendimento das demandas;
- características do recurso — com base na análise das necessidades de cada cliente.
Também é definido um responsável para atuar em nome de cada parte do contrato, que organiza treinamentos, realiza testes e homologa os requisitos mínimos de qualidade exigidos na parceria.
A impressão a laser é um exemplo de atividade que pode ser terceirizada. Esse mercado já é bem desenvolvido e alinhado nas empresas, mas, assim como ele, a tecnologia de impressão térmica também pode passar pelo outsourcing. Ao terceirizar os serviços de impressão térmica, as empresas passam a ter uma significativa redução de custos, aumento de produtividade e maior agilidade no processamento das informações. Além disso, é possível reduzir o consumo de energia, eliminar os processos burocráticos e ainda otimizar o tempo de produção.
Vale lembrar que uma produção parada, mesmo que por alguns segundos, pode causar impactos na operação e acarretar em altos custos e perdas à organização. Uma pergunta válida a se fazer, é: “Quando sua impressora térmica para de funcionar, quanto tempo você gasta para identificar e solucionar o problema”?
Outro fator importante é que o setor também exige alta disponibilidade e suprimentos adequados e essa exigência facilita a atuação da terceirizada, que, como diferencial, pode fornecer não só hardwares, mas também etiquetas, ribbons e insumos de excelente qualidade, para evitar o desgaste do equipamento antes do prazo acordado.
O grande desafio do setor é integrar os RPs às linguagens de impressão (EPL, ZPL, DPL). Nesse aspecto, uma ajuda especializada é fundamental, sendo de extrema importância que a empresa de outsourcing suporte essa integração.
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