Como fazer uma boa gestão de contrato de outsourcing? Entenda aqui

A gestão de contrato de outsourcing é uma realidade que entrou para a rotina da maioria dos negócios no mercado. Quem não aposta na terceirização perde em capacidade produtiva, suporte para crescimento e eficiência operacional.

Mas como potencializar essa gestão tendo um bom controle sobre investimentos em serviços e seu retorno? Neste artigo, queremos conversar um pouco mais sobre o assunto. Confira!

Qual é a diferença prática entre outsourcing e terceirização

Antes da discussão sobre gestão de contratos em si, vale a pena fazer a distinção entre terceirização e outsourcing.

Na prática, as duas coisas se inter-relacionam, mas o conceito de outsourcing sugere uma parceria mais próxima, um relacionamento mútuo de produção.

Nesse caso, além da terceirização do serviço, há um investimento de ferramenta necessário para a execução daquela atividade. A sua empresa usufrui e se beneficia de uma estrutura de ponta sem precisar ser a dona daquele ativo.

Deixar isso claro é importante para os contratos que você vai assinar no futuro. Cada vez mais, para que um negócio se mantenha competitivo, a busca por serviços terceirizados exige também uma infraestrutura e recursos atrelados.

Nesse caso, os responsáveis por equipamentos e aquisições deixam de ser gestores de TI, passando a ser gerentes de contratos e oferta de serviços. É uma mudança estratégica e fundamental no seu papel dentro da empresa.

O que os contratos de outsourcing podem trazer para a sua corporação

Essa transformação das responsabilidades do profissional de TI ocorre pelos benefícios que o outsourcing vem trazendo para as organizações que investem nele. Entenda o que você pode dar de resultado para todos os departamentos se focar os seus investimentos em contratos do tipo!

Flexibilização e redução de custos

Serviços terceirizados que contam com infraestrutura própria hoje estão acabando com a necessidade de fazer grandes investimentos em equipamentos on-premises.

Assim, é possível substituir grandes volumes de compra por modelos de assinatura em contratos bem geridos, que facilitam a realocação de recursos e diminuem os gastos com tecnologia.

Expertise e capacitação

Não são só equipamentos de ponta que podem ser contratados no outsourcing, mas também a consultoria e o suporte de profissionais especializados em funções bem específicas.

Isso expande a capacidade intelectual e estratégica da empresa sem a demanda por novos funcionários — e permitindo o acionamento desses profissionais sob demanda.

Expansão operacional com baixo investimento

Juntando capacitação e infraestrutura, o que o outsourcing traz para uma empresa é o escalonamento da operação sem fazer grandes expansões, que exigem investimentos de alto volume.

Contratos baseados em planos de assinatura têm uma barreira inicial menor e dão mais previsibilidade para o negócio. Assim, gestores de TI podem se tornar articuladores de práticas e processos operacionais.

Quais as melhores práticas para a gestão de contrato de outsourcing

Com um entendimento melhor sobre a importância do outsourcing para a competitividade de um negócio, é hora de dar algumas dicas importantes sobre como otimizar a gestão desses contratos. Veja o que você pode fazer para garantir o sucesso da estratégia!

Levantamento e revisão de todos os contratos atuais

A primeira coisa a ser feita é reestruturar a sua gestão atual — afinal, a empresa provavelmente já conta com a terceirização de alguns serviços. É hora de um levantamento completo sobre prazos de contratos, SLAs, demandas e ofertas, indicadores sobre quais desses contratos justificam ser mantidos etc.

A ideia é enxugar bastante o modelo atual, para recomeçar em um gerenciamento mais inteligente e eficiente do outsourcing.

Investimento em tecnologia de gestão

Depois de revisados os contratos, é a hora perfeita de fazer uma reestruturação apoiada pela tecnologia que dê a você a visão necessária para calcular previsões e retornos do investimento feito.

Um sistema integrado é importante para reunir todas essas informações em um único ambiente virtual. Assim, você evita perder o controle sobre esses contratos e consegue adaptar com mais facilidade suas demandas às ofertas de serviço.

Redução do número de contratos

Uma ideia interessante é contar com o mínimo de contratos de outsourcing possível, tentando abranger o máximo de suas necessidades em poucos fornecedores/prestadores.

Mas, para isso dar certo, é preciso encontrar parceiros com capacidade de englobar diversas necessidades dentro de um único plano de serviço.

Por exemplo: se você pensa em investir no outsourcing de impressão, a melhor coisa a ser feita é reunir todos os aspectos relacionados a essa necessidade em um único contrato.

Estamos falando da oferta de equipamento de alta performance, do fornecimento de insumos de alta qualidade, suporte e manutenção, além do próprio gerenciamento e automação de processos relacionados a esses ativos.

Busca pelas melhores parcerias dentro de suas necessidades

Deixamos o que talvez seja o ponto mais importante para concluir esta nossa conversa: a facilidade e a tranquilidade na gestão de outsourcing é muito maior quando você começa escolhendo as parcerias certas.

Existem 4 formas principais de garantir uma boa escolha de fornecedor/prestador de serviço:

• qualidade de recursos: no outsourcing de impressão, por exemplo, a tecnologia de equipamentos e a qualidade dos insumos utilizados demonstram a preocupação do parceiro com a alta performance da sua empresa;
• regulamentação: empresas que seguem regulamentações rígidas de qualidade e controle, como o ISO 9000, têm, em sua certificação, uma prova de que estão entregando um serviço acima da média;
• fôlego financeiro: é importante analisar se a empresa escolhida para o outsourcing é capitalizada e tem capacidade de atender o seu negócio independentemente de problemas financeiros ou crises — garantindo, assim, o cumprimento do contrato em sua totalidade;
• percepção de mercado: a opinião de outros clientes e o estudo de cases é mais uma garantia de que a empresa que você vai escolher presta um serviço de qualidade.

Tendo todas essas preocupações e contando com boas parcerias, a gestão de contrato de outsourcing se torna um processo simples e fundamental para o crescimento da empresa.

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