Boas práticas de controle de estoque para você aplicar agora

Muitas vezes as empresas buscam eficiência na condução de seus negócios por meio do controle de estoque. No entanto, organizações de vários setores se mostram despreparadas em relação a esse processo e à tomada de decisão.

O despreparo, a falta de informação e o uso de ferramentas ineficazes oneram os custos e geram erros e retrabalhos que poderiam ser evitados. Diante desse cenário, a gestão de estoque é essencial para o aprimoramento das atividades corporativas.

Por meio do controle de estoque é possível mensurar a quantidade ideal de material usado no processo produtivo, avaliar a qualidade das saídas e melhorar os resultados das vendas. Neste artigo, discutimos a importância do controle de estoque e como é possível reduzir esses gargalos para aumentar a competitividade da empresa no mercado e a lucratividade do negócio. Confira!

Saiba o que é e qual a importância do controle de estoque

Ao falar de uma boa gestão de estoque, basicamente nos referimos à velocidade e à garantia da qualidade da informação e da experiência de consumo, desde o armazenamento do produto acabado até o momento em que ele chega às mãos do cliente final.

Apesar disso, existem três problemas fatais que podem ocorrer quando não existe o controle de estoque:

• déficit no fluxo de caixa;
• falha que influencia diretamente a decisão de compra do cliente;
• falta de controle que cria gargalos em toda a cadeia de suprimentos.

Podemos citar como exemplo uma empresa que fabrica televisores e mantém uma unidade de armazenamento com grande volume de produtos acabados. Esse estoque por si só gera um custo que pode ser computado como gasto desnecessário. Afinal, se a empresa tem condições de produzir com a maior rapidez possível, a manutenção desse tipo de estrutura só onera o fluxo de caixa.

Além disso, o tempo calculado desde o pedido até o envio à transportadora e, consequentemente, a entrega ao cliente — Order Cycle Time, ou OCT — também afeta a fluidez financeira do negócio, uma vez que pode influenciar no prazo de pagamento e na satisfação do consumidor.

Obviamente, cada vez mais esse tempo de delivery ou índice de disponibilidade de produtos afeta a decisão da compra dos clientes. Ainda no exemplo da televisão, marcas como Sony, Samsung, LG e Toshiba, mesmo com suas particularidades, apresentam uma carteira de produtos muito similar, com características técnicas e base de preço semelhantes.

Nesse caso, qual é o grande diferencial? A agilidade na entrega do produto. Uma boa gestão de estoque faz com que a empresa tenha um controle efetivo de toda a cadeia de suprimentos para promover esse diferencial competitivo e ainda mapear gaps ou gargalos que afetam outras etapas do processo e da gestão de estoque.

Resumidamente, boas práticas para o controle de estoque permitem que a empresa:

• aumente as vendas;
• minimize perdas e prejuízos;
• reduza os custos;
• melhore a experiência de seus consumidores;
• garanta competitividade no mercado.

Conheça 8 boas práticas de controle de estoque

1. Confira a entrega

Tenha um processo de recebimento que avalia se o pedido foi entregue em quantidades e condições adequadas. Todas as entradas e saídas devem ser identificadas com o nome do colaborador responsável por essa conferência e inseridas em um sistema integrado de dados.

2. Realize inventários

Realize inventários periódicos para verificar a conformidade entre as quantidades informadas pelo sistema e o estoque físico apurado.

Além disso, verifique essas quantidades por amostragem em um espaço de tempo mais curto, que pode ser diário ou semanal. Chamado de inventário rotativo, essa forma de controle aumenta as chances de encontrar gargalos e efetivar correções com maior velocidade.

3. Fique atento à sazonalidade

Classifique e identifique itens sazonais, que devem ser comprados em menores quantidades e com maior frequência — quando houver demanda —, para minimizar a quantidade estocada e reduzir os custos de armazenamento.

4. Organize o estoque

Mantenha a organização no depósito ou no centro de distribuição. Numere as ruas e use placas de identificação, que devem ser, inclusive, registradas no sistema de gestão juntamente com os dados dos produtos.

5. Organize a área de vendas

Utilize um layout eficiente na área de vendas para promover a venda rápida de itens com data de vencimento próxima ou com ciclo de vendas mais longo.

6. Conheça a necessidade de estoque

Saiba qual é a real necessidade de estoque da empresa para evitar manter quantidades que onerem o fluxo de caixa, tanto para pagamento de fornecedores quanto para arcar com os custos de manutenção da infraestrutura.

7. Seja criterioso na escolha de fornecedores

Busque fornecedores que ofereçam prazos de pagamento condizentes com seu giro de estoque e fluxo de caixa. Não compre de fornecedores que exigem um volume maior de consumo e não respeitam a sua realidade financeira.

8. Compre o necessário

Faça compras menores para manter um estoque enxuto. Para isso, firme parcerias com fornecedores confiáveis, mas não crie uma relação de dependência que comprometa a disponibilidade dos itens.

Ao comprar uma quantidade maior de um determinado produto, utilize estratégias de visual merchandising para vender mais rapidamente os itens e evitar o acúmulo de mercadorias em estoque.

Entenda os desafios do controle de estoque

Qualquer produto, ainda que tenha tamanho ou características de armazenagem diferentes — perecíveis, commodities/grãos, por exemplo —, passam por um processo de identificação, rastreamento e coleta de dados que delimita os critérios de classificação para manipulação e guarda no estoque.

São essas informações que determinam o ciclo de vida daquele produto dentro de um processo de armazenagem. Por meio de etiquetas, com código de barras ou tecnologia RFID, por exemplo, é possível rastrear esses itens facilmente em qualquer estrutura ou fase da cadeia de suprimentos, bastando uma boa ferramenta ou tecnologia de coleta.

No warehouse, esse coletor de dados, na forma de uma pistola, pode mirar uma caixa e alcançar a informação do produto a 4 metros de distância em menos de 4 segundos. Imagine ter que passar por todo o procedimento de usar uma empilhadeira, baixar o produto, colocá-lo no chão, realizar a leitura pelo código de barras para garantir essa mesma identificação.

A diferença no resultado acontece quando esse procedimento é realizado milhares de vezes em um único dia. Basta calcular o tempo que se economiza com a adoção de ferramentas mais eficientes de leitura, sem contar a redução da demanda por profissionais qualificados para lidarem adequadamente com essa rotina.

É uma economia em escala, permitida a partir da adoção de uma nova postura de trabalho e ferramentas inovadoras de controle e gestão da informação. O conceito da inteligência está na possibilidade de ler, rastrear, classificar, separar e embarcar em poucos segundos o que levaria muitos minutos para ser realizado.

Outro problema está relacionado à integridade da informação no processo logístico. A manipulação dos produtos e as condições que podem ser evidenciadas durante o transporte da carga também reduz a eficiência do processo, uma vez que pode comprometer a inteligibilidade da informação.

Ao receber uma caixa ou outro tipo de invólucro com uma etiqueta ilegível, o transportador não pode efetuar a entrega: precisa devolver o conteúdo para a base de distribuição, onde a embalagem será novamente aberta para análise e reclassificação.

Isso demanda todo um novo workflow que abrange desde a consulta ao sistema até a geração de uma nova etiqueta para o redespacho. Além de onerar o tempo de entrega, esse processo gera custos que podem comprometer o fluxo de caixa e ainda resultar na insatisfação do cliente, o que interfere diretamente na credibilidade da empresa.

Saiba como a TR Service pode ajudar

Ao prezar pela qualidade da etiqueta, dizemos que a TR Service tem uma preocupação com essa manutenção da integridade da informação e garante todos os aspectos baseados nessa qualidade: resistência física do material às condições de manipulação e armazenamento diversas (alta e baixa temperatura, umidade etc.) e a impressão do texto realizada por uma impressora térmica que reduz a possibilidade de deterioração.

O diferencial da TR Service é analisar todo o workflow do cliente e oferecer a solução ideal para sua demanda, desde o outsourcing do coletor e da impressora térmica até o fornecimento de etiqueta e suporte — manutenção e instalação baseados em um acordo de nível de serviço elevado, com agilidade de atendimento e resolução de problemas.

O controle de estoque deve ser auxiliado por ferramentas adequadas que permitem maiores chances de crescimento, principalmente a partir da disponibilidade de informação adequada às estratégias assumidas para a redução de custos desnecessários e para a promoção do crescimento da produtividade e da empresa como um todo.

Entre em contato com a TR Service e veja como podemos auxiliar no controle de estoque da sua empresa!