6 dicas para reduzir a burocracia na sua empresa

Reduzir burocracia deve ser um objetivo perseguido por todas as empresas. Afinal, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, todas podem se beneficiar da automatização de processos ao lidar com grandes quantidades de informações.

Como sempre haverá, dentre outros aspectos, regulamentos a serem cumpridos, formulários a serem preenchidos e documentos a serem arquivados, é natural esperar que sempre exista certo nível de burocracia na rotina organizacional.

Os excessos, porém, representam verdadeiros nós para as operações de negócios. Eles se manifestam quando os procedimentos de organização e controle se perdem em dinâmicas sem significados ou objetivos, comprometendo diversos recursos valiosos com a realização de tarefas insignificantes.

Pensando nisso, apresentamos, ao longe deste artigo, 6 excelentes dicas para ajudar você a reduzir a burocracia na sua empresa. Boa leitura!

1. Dar autonomia para os funcionários delegarem

Em qualquer empreendimento, é indispensável contar com equipes bem treinadas e capazes de solucionar problemas. Isso não é diferente quando o assunto é reduzir burocracia.

Negócios de menor escala padecem da centralização de funções. Entretanto, quando um determinado profissional se responsabiliza por diversas funções, as “passagens de bastão” se tornam difíceis, complicando a comunicação entre os colaboradores.

Os grandes negócios, por sua vez, tendem a criar processos engessados que, em grande medida, dependem da aprovação de vários supervisores, coordenadores e gerentes. Em negócios de médio porte que não atentam para os excessos burocráticos, o risco é ainda maior, uma vez que podem vivenciar ambas as situações.

Sendo assim, é altamente recomendável criar ambientes de trabalho no qual todos se sintam seguros para tomarem decisões e fomentarem o crescimento da gestão. Para tanto, você deve estabelecer instruções e procedimentos práticos, que poderão ser entendidos por todos os funcionários.

Os fluxogramas, por exemplo, são ferramentas úteis e podem servir para transmitir essa mensagem, esclarecendo o que fazer em cada situação. Lembre-se, também, de que consolidar ambientes mais democráticos não implica abandonar a equipe. Pelo contrário, significa criar oportunidades para a apresentação de resultados e a resolução de dúvidas.

2. Diminuir a quantidade de reuniões

As reuniões — quando houver real necessidade de convocá-las — devem ser objetivas. Os assuntos precisam ser tratados eficientemente. Se há problemas, suas causas devem ser analisadas e, consequentemente, respostas devem surgir. Portanto, evita abordar tópicos desnecessários.

Determine os horários de início e término e crie pautas. Não se esqueça de definir alguém para anotar tudo o que for discutido. Após a reunião, guarde esse documento em local acessível.

Essa medida é mais simples do que pode parecer à primeira vista: basta criar, no Google Drive, uma pasta para as pautas e atas de reuniões. O aplicativo é de fácil acesso e gratuito.

Outro ponto relevante: convoque apenas os colaboradores diretamente ligados aos assuntos tratados. A quantidade de participantes não tem relação alguma com a eficácia da reunião. Em certas ocasiões, basta reunir um ou dois indivíduos para decidir os passos seguintes de um projeto.

3. Atualizar as rotinas empresariais

O dia a dia de uma organização é pautado pela transformação e pelo dinamismo. Por vezes, certos processos já iniciados ou recentes que, contudo, ainda não foram finalizados, podem não ser mais apropriados. Nesse contexto, a revisão é fundamental.

Dessa forma, vale mais a pena, em algumas ocasiões, iniciar um novo procedimento gerencial do que dar continuidade a um processo que não é mais benéfico ao cotidiano do seu negócio.

Nesse sentido, o gestor que conhece de perto a sua empresa e sabe quais são os objetivos deverá realizar uma análise dos processos já iniciados para, então, decidir o seu futuro.

4. Automatizar processos

Novas soluções são lançadas e desenvolvidas a todo o momento. Desse modo, os líderes empresariais devem se manter atualizados. Um bom exemplo disso pode ser encontrado na automatização de atividades como:

• atendimento ao cliente (com URA’s inteligentes e chatbots);
• contabilidade online;
• campanhas de e-mail marketing;
• otimização logística das rotas de entregas;
• atualizações do fluxo de caixa;
• registros das taxas de inadimplência etc.

É possível afirmar, de modo geral, que a automatização de processos reduz drasticamente a burocracia nos mais distintos negócios.

5. Digitalizar procedimentos gerenciais

Enquanto forma de escapar do excesso de burocracia em procedimentos gerenciais e, também, como meio de evitar a perda das coletas de dados, documentos, informações e resultados obtidos, é imprescindível digitalizar os procedimentos. A partir dessa iniciativa, o acesso aos arquivos e documentos se torna mais simples e prático.

Além disso, o tempo que normalmente seria despendido na procura por determinados arquivos físicos (antigos ou não) poderá ser destinado a outras funções críticas para a conclusão dos processos gerenciais — por exemplo, a própria confecção de relatórios baseados nas informações obtidas.

Tenha em mente que muitos profissionais ainda preferem os papéis físicos, em detrimento dos meios digitais. Não obstante, a digitalização de procedimentos gerenciais não coíbe a produção de cópias físicas.

Dependendo do tempo destinado à realização de cada processo em sua organização, é altamente recomendável avaliar qual será, à luz das especificidades do seu negócio, a melhor alternativa para armazenar documentos.

6. Mensurar os resultados alcançados

Em posse dos resultados, sua análise da performance da equipe será a próxima etapa a ser posta em prática a fim de reduzir a burocracia. Essa análise deverá ser feita tanto de modo geral — verificando o cumprimento dos objetivos estratégicos — quanto localizado — deslocando o foco para os aspectos que influenciam a lucratividade e a produtividade.

No que se refere ao tema central do presente artigo, a análise acerca do excesso de procedimentos burocráticos é indispensável. Nela, você deverá verificar se os objetivos são atingidos dentro do tempo previsto e, também, os motivos que eventualmente impediram o atendimento a essas expectativas.

Verificar o empenho dos membros da equipe deve ser priorizado, sobretudo, para que você possa identificar os profissionais que seriam melhor aproveitados em novas responsabilidades e desafios. Tal realinhamento, embora seja negligenciado em muitas organizações, é de suma importância para reduzir burocracia.

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